Bridgeclub Schwandorf
Datenschutzordnung
1. Grundsätze
1.1. Der Bridgeclub Schwandorf verarbeitet sämtliche ihm zur Verfügung gestellten
Daten rechtmäßig, für alle Betroffenen transparent und nur für die festgelegten
Zwecke.
1.2. Der Zugang zu den elektronischen Speichermedien ist passwortgeschützt und durch
Virenschutzprogramme abgesichert.
1.3. Alle Personen, die vom Bridgeclub Schwandorf mit dem Umgang personenbezogener Daten betraut sind, sind gehalten, diese nur im Rahmen dieser Datenschutzordnung zu verarbeiten. Sie sind verpflichtet, das Datengeheimnis umfassend zu wahren (Art. 32 Abs. 4 DS-GVO i.V.m. § 5 Bundesdatenschutzgesetz). Das gilt auch nach ihrem Ausscheiden aus ihrem Tätigkeitsbereich.
1.4. Die Einsetzung eines gesonderten Datenschutzbeauftragten nach Art. 37 DS-GVO erschien nicht notwendig, da weder nach Art und Umfang noch nach den Zwecken eine umfangreiche, regelmäßige, systematische Verarbeitung erforderlich ist.
2. Verantwortlichkeit
Verantwortlicher im Sinne des Art. 13 Abs. 1 lit. a) DS-GVO ist:
Bridgeclub Schwandorf
Vorsitzende: Elke Klimsa, Tel. 09431/50756
E-Mail: eklimsa@t-online.de
Zwecke der Verarbeitung und ihre Rechtsgrundlage
2.1. Zum Zwecke der Mitgliederverwaltung werden verarbeitet:
Vorname, Name, Geburtsdatum, PLZ, Wohnort, Straße, Hausnummer, Telefonnummer, E-Mail-Adresse;
Eintrittsdatum;
Status als Erst- oder Zweitmitglied;
bei Zweitmitgliedern der Name des Clubs der Erstmitgliedschaft;
Status als Clubpunktesammler.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs.1 lit. b) DS-GVO.
2.2. Zum Zwecke der Beitragsverwaltung werden die Bankverbindungsdaten verarbeitet.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO.
2.3. Zum Zwecke der Außendarstellung, Mitgliederwerbung und der Erfüllung der Verpflichtungen gegenüber dem Deutschen Bridgeverband e.V. werden bei der Teilnahme
von Gästen an den clubeigenen Turnieren deren Vornamen, Namen, ggfs. DBV-Nummer
erhoben und mit den jeweils erzielten Clubpunkten auf der clubeigenen Webseite
veröffentlicht.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c) und f) DS-GVO.
2.4. Zum Zwecke der Außendarstellung und Information der Mitglieder betreibt der
Bridgeclub Schwandorf eine Webseite „www.bridgeclub-schwandorf.de“
über die Telekom.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO.
2.5. Zum Zwecke einer reibungsfreien Organisation des Turnierablaufs und des Clublebens
werden gesonderte Listen geführt:
Listen mit Namen und zusätzlich ausgewählten Informationen (z. Zt.: Telefonliste, E-Mail-Adressen-Liste, Geburtstagsliste, DBV-Nummernliste;
Eintragungslisten für die Clubturniere.
Mit der Eintragung in die Teilnehmerliste wird die Zustimmung zur Veröffentlichung des Namens und des Turnierergebnisses auf der clubeigenen Webseite erteilt.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a) und f) DS-GVO.
2.6 Zur Sicherung der Fakten und Darstellung der historischen Entwicklung des Bridgeclubs
Schwandorf wird eine chronologische Liste der Vorstandsmitglieder mit Namen, Funktion und Zeitraum Ihrer Tätigkeit geführt.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO.
2.7 Zum Zwecke einer vertraglich einwandfreien Abwicklung des Geschäftsverkehrs mit
Außenstehenden werden verarbeitet:
Firma/Name, ggfs. Vorname, Adresse, ggfs. Telefonnummer, Bankdaten der Geschäftspartner.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO.
3. Weitergabe personenbezogener Daten
3.1. Als Mitglied des Deutschen Bridge-Verbands e.V., Augustinerstraße 11 c, 50226 Frechen-Königsdorf (DBV), ist der Bridgeclub Schwandorf nach § 7 Abs. 5 der Satzung des DBV verpflichtet, Daten an diesen zu melden.
3.1.1. Gemeldet werden
Vorname, Name, Wohnort, PLZ, Telefonnummer, E-Mail-Adresse;
Eintrittsdatum;
Status als Erst- oder Zweitmitglied;
Status als Clubpunktesammler.
3.1.2. Bei Mitgliedern mit besonderen Aufgaben (Vorstandsmitglieder, Clubpunktesekretär, Turnierleiter) wird zusätzlich die Funktion im Verein übermittelt.
3.1.3. Darüber hinaus werden auf Grund der Masterpunktordnung des DBV die bei
Turnieren erzielten Turnierergebnisse mit Namen und DBV-Nummer übermittelt.
3.1.4. Des Weiteren werden die Spieler mit DBV-Nummer, Vornamen und Namen
gemeldet, die an den Ligaspielen teilnehmen.
3.2. Als Mitglied des Landesverbands Nordbayern des Deutschen Bridgeverbands e.V.
ist der Verein gemäß § 6 Abs. 3 Satz 1 und Satz 4 der Satzung des Landesverbands verpflichtet, Daten an diesen zu melden. Dies sichert die Abrechnung der Verbandsumlage sowie die Durchführung eines ordnungsgemäßen Ligabetriebs. Gemeldet werden
die Anzahl der Mitglieder mit Vornamen, Namen und DBV-Nummer;
zusätzlich bei Mitgliedern mit besonderen Aufgaben (Vorstandsmitglied, Turnierleiter) Vorname, Name, E-Mail-Adresse und die Funktion im Verein;
des Weiteren die Spieler mit DBV-Nummer, Vornamen und Namen, die an den Ligaspielen teilnehmen.
3.3. Zur Erleichterung des Spielbetriebs – insbesondere der Verabredungen von Mitgliedern
zur Teilnahme an Turnieren – überlässt der Bridgeclub Schwandorf den Mitgliedern zur persönlichen Nutzung eine Telefonliste.
3.4. Zum Zwecke der Außendarstellung und Information der Mitglieder werden die Turnierergebnisse auf der clubeigenen Webseite mit Namen veröffentlicht.
3.5. Zur Förderung des Zusammenhalts der Mitglieder und der Werbung neuer Mitglieder
gestattet der Bridgeclub Schwandorf Mitgliedern Fotos von Turnieren und
Veranstaltungen zur privaten Nutzung zu machen und sie ggfs. auch auf der Homepage zu veröffentlichen. Vor den Turnieren und Veranstaltungen wird jeweils die Einwilligung der Teilnehmer
eingeholt.
3.6. Zum Zwecke der Förderung des Vereinslebens und der Mitgliederwerbung werden
Hinweise auf Veranstaltungen und Turniere an die E-Mail-Adresse der Mitglieder
versendet.
3.7. Persönliche Daten von Spendern und Sponsoren werden nur mit deren ausdrücklichem
Einverständnis veröffentlicht.
3.8. Veröffentlichungen von Daten in Clouds oder über WeTransfer erfolgen nicht.
4. Berechtigte Interessen im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO
4.1. Der Bridgeclub Schwandorf hat ein berechtigtes Interesse, einen umfassenden
geordneten Turnier- und Spielbetrieb zu organisieren.
4.2. Er hat ein berechtigtes Interesse daran, den Zusammenhalt und das Wohlergehen seiner
Mitglieder zu fördern und weitere Mitglieder zu gewinnen.
4.3. Er hat ein berechtigtes Interesse daran, die geschichtliche Entwicklung des Vereins
langfristig darzustellen und zu archivieren.
5. Speicherdauer
5.1. Die für die Mitgliederverwaltung notwendigen Daten (siehe oben 3.1.) werden spätestens
2 Jahre nach Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht.
5.2. Die für die Beitragsverwaltung notwendigen Bankverbindungsdaten werden spätestens
nach 10 Jahre nach Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht.
5.3. Im Falle des Widerrufs der Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gemäß Art.6 Abs.
1 lit. a) oder Art. 9 Abs. 2 lit. a) DS-GVO stützte, werden die Daten unverzüglich
gelöscht, es sei denn, es existiert eine anderweitige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
5.4. Eine Löschung der veröffentlichten Turnierergebnisse erfolgt jeweils zum 31.12. des
Folgejahres. Ausgenommen sind die Ergebnisse bei besonderen Turnieren (Clubmeisterschaften u.
ä.), bei denen die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Bridgeclubs Schwandorf (Darstellung der Vereinshistorie) langfristig erforderlich ist.
5.5. Eine Löschung der chronologischen Liste der Vorstandsmitglieder erfolgt nur bei ausdrücklichem Widerruf der Einwilligung des Betroffenen, es sei denn, es existiert eine anderweitige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
5.6. Im Übrigen werden die vorhandenen Daten entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen behandelt.
6. Rechte der von Verarbeitung der Daten Betroffenen
Jeder Betroffene hat das Recht
6.1. auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO), ob und welche Daten von ihm gespeichert sind;
die Auskunft wird in einem übersichtlichen, gängigen, maschinenlesbaren, zur Weitergabe geeigneten Format erteilt werden (Art. 20 DS-GVO);
6.2. auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DS-GVO);
6.3. auf Löschung (Art. 17 DS-GVO);
z. B. wenn die Daten entweder unrichtig sind oder für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind;
6.4. auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO),
6.5. auf Widerspruch gegen die Verarbeitung bei Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit.
f) DS-GVO erhoben wurden (Art. 21 DS-GVO);
6.6. auf Beschwerde bei den Datenschutzaufsichtsbehörden (Art. 77 DS-GVO);
6.7. auf Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 13 Abs. 2 lit. d) i.V.m. Art. 7 Abs. 3 Satz
1 DS-GVO).
Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum
Widerruf erhobenen Daten nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 Satz 2 DS-GVO).
7. Bereitstellung der Daten
Diese Datenschutzordnung wird allen Betroffenen über die Homepage des Bridgeclubs
Schwandorf zur Verfügung gestellt (Art. 13 DS-GVO).
Neue Mitglieder erhalten sie bei Vereinseintritt; für bestehende Mitgliedschaften wird sie
zusätzlich in Papierform ausgelegt.
Schwandorf, den 20.05.2023
Der Vorstand
gez. Elke Klimsa